教室に通うのが楽しくなるテキストです。

アンケートの回答(文章)をまとめる時に知っておくと便利なエクセルの機能

皆様、こんにちは。(^▽^)/

週末から2泊3日で大阪へ出かける予定でしたが、残念ながら体調不良で外出できずです。

平日は、ボチボチ業務に復帰していますが、土日はお医者様のご指示に従って、ゆっくり休養を取りたいと思っています。

 

 

さて、アンケート結果をまとめられる場合、皆さんは、どのようにされますか?

質問は10項目あり、1つの質問の回答ごとに、極力、全員の回答を1ページにまとめたいとします。

 

ワードで書いていただいて、コピペされますか?

10の文書を開いておいて、1項目ずつコピーしては、新規文書に順に貼り付けますか?

更には、フォームもバラバラだと、文章だけコピって貼り付けるということになり、かなりの手間が掛かりそうです。

 

そこで、私ならこうしますという一例をご紹介させていただきます。

何かのお役に立てば…。

 

  • 先ず、回答用紙は、ワードではなく、エクセルにしていただきます。
  • 仮に、A列に質問、B列に回答のように、予め位置(セル)を決めておきます。

 

10名、10問の回答が集まって来たとします。

  1. シートの移動(コピー)の機能を使って、10名分を1つのファイルにまとめます。
  2. 新規シート(1問目の回答をまとめるためのシート:仮にシート11)を準備して、セルA1に「=」を入力し、お一人目のシートの回答欄(仮にセルB4)をクリックします。
  3. この作業を行うと、とりあえず、お一人目の回答がコピーできます。
  4. 同様に、2人目、3人目、…と10人目まで1問目だけ手順を繰り返します。

 

ここからが、重要です。

  1. シート11上で[Ctrl]+[Shift]+[@]のショートカットキーを使います。
  2. 画像のように、回答の文書が数式表示に変わります。
    アクサン・グラーヴと言いますが、数式の表示/非表示を切り替える機能です。
  3. 上記で数式を表示した状態で、シート20までコピーします。
  4. 2番目の回答をまとめたいシート12を開きます。
  5. ここで置換のショートカットキー[Ctrl]+[H]を使います。
    検索する文字列に、仮に「B4」と入力し、置換後の文字列に「B5」と入力して、
    「すべて置換」します。
  6. 同様に、3番目の回答をまとめたいシート13を開き、手順5.6を行います。
    当然、セル番地は「B4」を「B6」に置換します。
  7. これをシート20まで繰り返します。
  8. その後、[Ctrl]+[Shift]+[@]のショートカットキーで数式から文章に変更すれば完成です。
  9. 後は、エクセルのまま、体裁を整えても良いし、ワードに貼り付けても良いですよね。
    ワードに貼り付ける場合は、「貼り付け先のスタイルを使用」を選択すると、体裁が崩れなくて楽ですね。

 

数式表示にすれば、簡単に置換ができて、1つずつコピペをしなくても良いという方法です。

数式の表示/非表示は、知っておかれると結構便利ですので、よろしかったら、仮のデータを作ってお試しください。(#^.^#)

 

 

さ~て!病院へ行ってまいります。 (@^^)/~~~

 

 

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