教室に通うのが楽しくなるテキストです。

決算前作業が終了して得られた教訓など

「未払金」勘定のチェック作業

 

皆さん、こんばんは。(^.^)

お陰様で、昨夜は12時を過ぎちゃいましたが、気になっていた「未払金」勘定のチェックが無事に終わりました。

未払金だけで、年間約600件の仕訳があったのですが、手入力したものは金額の微妙な入力ミス(例:12,845→12,345)が2つ見つかりました。

 

後は、今回の大きな失敗が何でも連携できるからと嬉しくなって、ショップもカードも両方連携を取っていたために、ショップからの自動入力とカードからの自動入力がダブっていたことでした。

 

1回目のチェックは、600件分の仕訳を上から順に同じ金額のものをチェックしていたのですが、それだと、例えば、Amazonの書籍代が1,512円で、ポイントを540円分使ったとき、Amazonからの取り込みは借方に540、貸方に1,512と取り込まれます。

カードからの取り込みは、貸方に972となり、他に972のものを探しても見つかりません。

 

ということで、覚悟を決めて、「未払金」勘定全体をCSVでエクセルに取り込み、カードごとなどにシートを分けて、相殺後の金額とでも一致した金額があったら塗りつぶすみたいな感じで、丁寧にチェックしていきました。

その結果、ダブって取り込まれているものがかなりありました。(;^_^A

 

画像はUCSカードの一部です。

途中の行は非表示にしてありますが、最終的に残高が0円になって辻褄が合ったことになります。(ヤレヤレ)

前期までも、毎月、このチェックをしようと思いつつ、通常月はサボっていて苦労していました。(;^_^A

 

 

 

来期は、こうするぞっと!!

今回の件で、良い教訓を得ました。

来期以降は、

・自動取り込みは金融機関とカードだけにする。

 

・現金の入出金は絶対に手入力しない。

現金出納帳からのインポートのみにすれば、現金残高と出納帳残高を確認してからインポートするので、ミスが起こり得ない。

現金出納帳を科目ごとにソートすれば、科目の入力ミスもその場で見つかる。

 

・現預金取引以外の取引(例:仕入/買掛金)は、全てテンプレートから入力する。

この次の項目をご参照ください。

 

・期中現金主義、期末発生主義を止めて、期中から発生主義にする。

「現金主義」とか「発生主義」とか、ちょっと専門用語になってしまいますが、要は、現金や預金の入出金があった時に費用や収益を計上するのではなく、発生した時(例として、購入時等)に費用や収益を計上する方法です。

カードから取り込めば、自動的に未払計上してくれるので発生主義になります。

売掛金と買掛金の計上は、毎月一括で行っているので、元々、発生主義になっています。

 

 

テンプレートのおススメ作成例

画像は、登録してある「仕訳テンプレート」の一例です。

こんな風に日付も入れておけば、その日にこの処理がなかったら、すぐに入力漏れにも気づけます。

ちなみに、テンプレートの順番も左端のボタンを(ラインスタンプの整理と同じ要領で)上下にドラッグすれば、自由に位置を変更できますので、テンプレート名に日付を入れて、日付順に並べ替えておくと便利です。

 

「MFクラウド会計」にも慣れてきましたので、来期はこんな感じで、今以上に省力化を図れたらと思っています。

給与ソフトも、会計ソフトにログインした状態で使えるので非常に便利です。

 

 

さて、明日と明後日は、かねてからお休みをお願いをさせていただいておりましたが、1年間の身体の総決算としまして、人間ドックに行かせていただきます。

胃は、バリウムを飲んでも必ず引っかかって再検査になるので、最初から胃カメラにします。

これが、一番嫌ですが、何とか頑張ります。(;^_^A

 

ご迷惑をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。

 

 

 

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